ePA Psychotherapie 2026: Dokumentationspflicht und Datenschutz in der Praxis

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist seit Oktober 2025 für alle Psychotherapeuten mit Kassensitz verpflichtend. Doch mit dem Jahr 2026 treten weitere bedeutende Änderungen in Kraft: Das BEEP-Gesetz schützt Abrechnungsdaten, neue Verschlüsselungsstandards werden obligatorisch, und die Erstbefüllungsvergütung läuft aus. Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten stellen sich damit konkrete Fragen zur ePA Dokumentationspflicht Psychotherapie, zu therapeutischen Ausnahmen und zum Schutz sensibler Patientendaten.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alle relevanten Neuerungen der ePA Psychotherapie 2026, erklärt Ihre Rechte und Pflichten und liefert eine praxistaugliche Checkliste für die rechtssichere Umsetzung in Ihrer Praxis.

ePA-Pflicht ab 2026: Was sich für Psychotherapeuten konkret ändert

Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassenzulassung zur Nutzung der elektronischen Patientenakte verpflichtet (SGB V, §342). Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss ab 2026 mit spürbaren finanziellen Konsequenzen rechnen: einer Honorarkürzung von 1 Prozent sowie einer Halbierung der TI-Pauschale (KBV, 2025).

Doch die Pflicht allein ist nicht die einzige Veränderung. Drei wesentliche Neuerungen prägen das Jahr 2026:

BEEP-Gesetz: Abrechnungsdaten werden geschützt

Ab dem 1. Januar 2026 tritt das Gesetz zum besseren Schutz elektronischer Patientendaten (BEEP-Gesetz) in Kraft. Die wichtigste Änderung: Abrechnungsdaten sind künftig nur noch für Versicherte selbst sichtbar, nicht mehr für Behandelnde (KBV, 2025). Für die Psychotherapie ist dies eine erhebliche Verbesserung, da Gebührenordnungspositionen (GOP) für Psychotherapie direkte Rückschlüsse auf psychische Erkrankungen ermöglichen.

Neue Verschlüsselungsstandards

Bis spätestens Januar 2026 müssen alle TI-Komponenten von der bisherigen RSA2048-Verschlüsselung auf den neuen ECC256-Standard umgestellt werden (KBV, 2025). Dieser Wechsel betrifft den Konnektor, den Heilberufsausweis (eHBA) und die SMC-B-Karte.

Verlängerte Erstbefüllungsvergütung

Die GOP 01648 für die Erstbefüllung der ePA wurde bis zum 30. Juni 2026 verlängert. Pro Patient erhalten Sie einmalig 11,34 Euro extrabudgetär (KV Hessen, 2026).

Technische Umstellung erforderlich: Ihre TI-Komponenten (Konnektor, Heilberufsausweis, SMC-B) müssen bis zum 1. Januar 2026 auf die ECC-Verschlüsselung umgestellt sein. Prüfen Sie rechtzeitig bei Ihrem PVS-Anbieter, ob Ihre Systeme ECC-fähig sind und ob eine Aktualisierung notwendig ist.

Die therapeutische Ausnahme: Wann Sie die ePA nicht befüllen müssen

Die Befüllungspflicht gilt nicht ausnahmslos. Das Sozialgesetzbuch sieht eine therapeutische Ausnahme vor, die für die psychotherapeutische Versorgung besonders relevant ist.

Erhebliche therapeutische Gründe

Praxen können von der Befüllung der ePA absehen, wenn erhebliche therapeutische Gründe dagegen sprechen. Diese Ausnahme gilt für alle Altersgruppen und ist nicht auf bestimmte Diagnosen beschränkt (KBV FAQ, 2025). In der psychotherapeutischen Praxis können solche Gründe beispielsweise vorliegen, wenn:

• Die Befüllung das Vertrauensverhältnis in der therapeutischen Beziehung gefährdet
• Der Patient oder die Patientin eine akute Krisensituation durchlebt, in der die Datenweitergabe zusätzliche Belastung darstellen würde
• Begründete Sorge besteht, dass die Dokumentation in der ePA den Behandlungserfolg beeinträchtigt

Besondere Regelung für Kinder und Jugendliche

Bei Kindern unter 15 Jahren besteht keine Befüllungspflicht, wenn eine Kindeswohlgefährdung vorliegt oder therapeutische Gründe dagegen sprechen (BPtK, 2025). Diese Regelung schützt vulnerable Minderjährige, deren Sorgeberechtigte gleichzeitig Zugriff auf die ePA haben.

Dokumentationspflicht bei Nichtbefüllung

Wichtig: Die Gründe für die Nichtbefüllung müssen nachvollziehbar in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden (§630f BGB). Eine bloße mündliche Begründung genügt nicht. Dokumentieren Sie konkret, welcher therapeutische Grund vorliegt und warum die Befüllung im Einzelfall kontraindiziert ist.

Empfehlung: Erstellen Sie eine interne Checkliste für therapeutische Gründe, die eine Nichtbefüllung rechtfertigen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation vollständig ist und einer möglichen Überprüfung standhält. Eine standardisierte Vorlage erleichtert zudem die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.

Datenschutz-Neuerungen 2026: Was Abrechnungsdaten verraten

Der Schutz von Abrechnungsdaten ist für die Psychotherapie ein zentrales Thema, denn diese Daten verraten weit mehr, als vielen Beteiligten bewusst ist.

Das Problem: GOP-Ziffern als Diagnosehinweise

Gebührenordnungspositionen für Psychotherapie sind eindeutig zuordenbar. Wenn ein Zahnarzt oder Orthopäde in der ePA sehen konnte, dass ein Patient regelmäßig die GOP 35421 (Einzeltherapie, tiefenpsychologisch fundiert) abrechnet, war die psychische Erkrankung offenkundig. Dieses Problem betraf bis Ende 2025 alle Versicherten, die der ePA nicht widersprochen hatten.

Die Lösung: BEEP-Gesetz ab Januar 2026

Das BEEP-Gesetz adressiert genau dieses Risiko. Ab dem 1. Januar 2026 sind Abrechnungsdaten ausschließlich für die Versicherten selbst einsehbar (KBV, 2025). Andere Leistungserbringer, seien es Ärztinnen, Therapeuten oder Apotheker, haben keinen Zugriff mehr auf diese Daten, es sei denn, der oder die Versicherte gibt sie aktiv frei.

Technische Sicherheitsarchitektur

Die ePA nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bestehend aus der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und einem Smartphone (gematik, 2025). Dennoch hatte der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) die ePA in ihrer ursprünglichen Form als nicht DSGVO-konform kritisiert. Der damalige BfDI Kelber bemängelte insbesondere, dass etwa ein Zahnarzt ohne Weiteres psychiatrische Diagnosen einsehen konnte (BfDI, 2024).

Die aktuelle BfDI Specht-Riemenschneider sieht nach den vorgenommenen Nachbesserungen derzeit keine datenschutzrechtlichen Verstöße, hat jedoch darauf hingewiesen, dass der Verlust des BfDI-Vetorechts bei der Ausgestaltung der ePA-Spezifikationen einen erheblichen Einschnitt in die Datenschutzaufsicht darstelle (BfDI, 2025).

BEEP-Reform und Stigmatisierungsschutz: Die Neuregelung der Abrechnungsdaten-Sichtbarkeit ist ein bedeutender Fortschritt für den Schutz psychotherapeutischer Patientinnen und Patienten. Etwa 80 Prozent der Menschen mit psychischen Erkrankungen berichten, Stigmatisierung erfahren zu haben. Das BEEP-Gesetz reduziert dieses Risiko, indem es die ungewollte Offenlegung psychotherapeutischer Behandlungen über Abrechnungsdaten verhindert.

Schritt für Schritt: ePA in der psychotherapeutischen Praxis befüllen

Die korrekte Befüllung der ePA erfordert sowohl technische Voraussetzungen als auch ein klares Verständnis der inhaltlichen Anforderungen.

Technische Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie die ePA befüllen können, müssen folgende Komponenten in Ihrer Praxis vorhanden und funktionsfähig sein:

1. TI-Anbindung mit aktuellem Konnektor (ECC-fähig ab 2026)
2. SMC-B-Karte (Institutionskarte für Ihre Praxis)
3. eHBA (elektronischer Heilberufsausweis)
4. ePA-fähiges Praxisverwaltungssystem (PVS), das die aktuellen gematik-Spezifikationen unterstützt

Welche Dokumente müssen eingestellt werden?

Die Befüllungspflicht betrifft nicht alle Unterlagen gleichermaßen. Drei Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Dokument in die ePA eingestellt werden muss (KBV FAQ, 2025):

1. Selbst erhoben: Das Dokument wurde von Ihnen im Rahmen der aktuellen Behandlung erstellt.
2. Elektronisch vorliegend: Das Dokument liegt bereits in digitaler Form vor.
3. Kein Widerspruch: Der Patient oder die Patientin hat der Einstellung nicht widersprochen.

Konkret bedeutet das für die Psychotherapie: Der PTV 11 Befundbericht (Befundbericht zur psychotherapeutischen Sprechstunde) muss in die ePA eingestellt werden, sofern er elektronisch vorliegt und kein Widerspruch besteht (Psychotherapeutenkammer Berlin, 2025).

Was nicht eingestellt werden muss

Handschriftliche Notizen und Papierunterlagen unterliegen keiner Digitalisierungspflicht (Software-Psychotherapie.de, 2025). Sie sind nicht verpflichtet, analoge Aufzeichnungen für die ePA zu digitalisieren. Ebenso besteht keine Pflicht, Dokumente einzustellen, die von anderen Leistungserbringern erstellt wurden.

ePA-Information im Erstgespräch: Integrieren Sie die Information über die ePA und das Widerspruchsrecht in Ihr Erstgespräch. So haben Patientinnen und Patienten von Beginn an die Möglichkeit, eine informierte Entscheidung zu treffen, bevor die erste Dokumentation erstellt wird.

Widerspruchsrecht und Patientenaufklärung

Das Widerspruchsrecht ist das zentrale Instrument, mit dem Patientinnen und Patienten die Kontrolle über ihre ePA behalten.

Opt-Out-System seit Januar 2025

Seit dem 15. Januar 2025 gilt das Opt-Out-Verfahren: Jede gesetzlich versicherte Person erhält automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widerspricht. Im früheren Opt-In-System hatten sich weniger als 1 Prozent der Versicherten für eine ePA entschieden (Datenschutz.org, 2025). Nach der Umstellung liegt die Widerspruchsquote bei rund 5 Prozent (opt-out-info.de, 2025), deutlich unter den vom Gesetzgeber erwarteten 20 Prozent.

Besondere Informationspflicht bei psychischen Erkrankungen

Für Psychotherapeuten besteht eine besondere Informationspflicht gemäß §343 SGB V. Sie müssen Patientinnen und Patienten mit stigmatisierungsanfälligen Diagnosen explizit darüber aufklären, dass:

• In der ePA gespeicherte Daten grundsätzlich für alle behandelnden Leistungserbringer sichtbar sind
• Die Medikationsliste Rückschlüsse auf psychische Erkrankungen ermöglicht (etwa durch Einträge zu Antidepressiva oder Antipsychotika)
• Ein Widerspruchsrecht besteht und wie dieses ausgeübt werden kann

Diese Aufklärung sollte dokumentiert werden.

Kontrolle über ePA-Inhalte

Patientinnen und Patienten haben umfassende Kontrollmöglichkeiten über ihre ePA-Inhalte. Sie können:

• Einzelne Dokumente verbergen, sodass sie für bestimmte Leistungserbringer nicht sichtbar sind
• Inhalte vollständig löschen lassen
• Der Medikationsliste widersprechen, wodurch keine Verordnungsdaten mehr in die ePA fließen und die bestehende Liste gelöscht wird
• Abrechnungsdaten individuell verwalten (ab Januar 2026 ohnehin nur für Versicherte sichtbar)

Position der Berufsverbände

Der Berufsverband Deutscher Psychologinnen und Psychologen (BDP) empfiehlt Versicherten mit psychischen Erkrankungen, einen Widerspruch gegen die ePA ernsthaft zu prüfen (BDP, 2025). Diese Empfehlung basiert auf den nach wie vor bestehenden Stigmatisierungsrisiken, insbesondere durch die Medikationsliste und die standardmäßig breite Zugangsberechtigung.

Sensible Befunde direkt übermitteln: Verlassen Sie sich bei besonders sensiblen Befunden nicht ausschließlich auf die ePA. Übermitteln Sie diese weiterhin direkt und verschlüsselt an die weiterbehandelnde Praxis, beispielsweise über KIM (Kommunikation im Medizinwesen).

Vergütung, technische Umsetzung und häufige Fragen

Die ePA-Befüllung ist nicht nur eine Pflicht, sondern wird auch vergütet. Zugleich bestehen in der Praxis zahlreiche Unsicherheiten, die wir hier klären.

Vergütung der ePA-Befüllung

Für die Dokumentation in der ePA stehen zwei Gebührenordnungspositionen zur Verfügung:

• GOP 01648 (Erstbefüllung): 11,34 Euro pro Patient, extrabudgetär, einmalig abrechnungsfähig. Die Frist wurde bis zum 30. Juni 2026 verlängert (KV Hessen, 2026).
• GOP 01647 (weitere Befüllung): 1,91 Euro für jede weitere Dokumenteneingabe in die ePA (KV Hessen, 2026).

Beide Ziffern werden extrabudgetär vergütet, belasten also nicht Ihr Regelleistungsvolumen.

Extrabudgetäre Vergütung: Die GOP 01648 und 01647 werden außerhalb des Budgets vergütet. Das bedeutet: Jede Abrechnung wird vollständig und ohne Abstaffelung honoriert. Nutzen Sie die verbleibende Frist bis zum 30. Juni 2026 für die Erstbefüllung, um die höhere Vergütung in Anspruch zu nehmen.

Abgrenzung zur Behandlungsdokumentation

Ein verbreitetes Missverständnis: Die ePA ersetzt nicht Ihre Behandlungsdokumentation gemäß §630f BGB. Ihre Therapiedokumentation, Verlaufsnoten, Behandlungspläne und therapeutischen Reflexionen führen Sie weiterhin in Ihrem PVS. Die ePA dient dem übergreifenden Informationsaustausch zwischen Leistungserbringern, nicht der internen Therapiedokumentation.

Keine routinemäßige Einsichtspflicht

Sie sind nicht verpflichtet, vor jeder Behandlung routinemäßig in die ePA Ihrer Patientinnen und Patienten Einsicht zu nehmen (PKV Institut, 2026). Die ePA ist ein Angebot zur besseren Versorgungskoordination, keine Pflichtlektüre. Allerdings kann eine gezielte Einsichtnahme sinnvoll sein, etwa wenn Informationen zu Vorbehandlungen oder Medikation für die Therapieplanung relevant sind.

Häufige Fragen

Muss ich Therapieberichte für andere Leistungserbringer in die ePA einstellen?

Nur wenn Sie diese im Rahmen der aktuellen Behandlung selbst erstellt haben und sie elektronisch vorliegen. Berichte, die Sie auf Anfrage eines anderen Behandlers anfertigen, fallen unter die reguläre Berichtspflicht und werden direkt übermittelt.

Was passiert, wenn ein Patient nachträglich Widerspruch einlegt?

Bereits eingestellte Dokumente können vom Patienten verborgen oder gelöscht werden. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, bereits eingestellte Dokumente selbst zu entfernen.

Gilt die Befüllungspflicht auch für Privatpatienten?

Nein. Die ePA-Befüllungspflicht betrifft ausschließlich die vertragspsychotherapeutische Versorgung, also Patientinnen und Patienten der gesetzlichen Krankenversicherung.

Praktische Checkliste: ePA-Compliance sicherstellen

Um die rechtssichere Umsetzung der ePA in Ihrer Praxis zu gewährleisten, empfehlen wir die folgende Checkliste. Gehen Sie die Punkte systematisch durch und dokumentieren Sie den Status.

1. TI-Komponenten prüfen

• Konnektor ist ECC-fähig oder Aktualisierung ist beauftragt
• Heilberufsausweis (eHBA) ist gültig und ECC-kompatibel
• SMC-B-Karte ist aktiv und funktionsfähig
• PVS unterstützt die aktuellen ePA-Spezifikationen (gemILF_PS_ePA)
• TI-Anbindung wurde nach der ECC-Umstellung erfolgreich getestet

2. Patienteninformation implementieren

• Informationsblatt zur ePA erstellt und in der Praxis ausgelegt
• Aufklärung über Widerspruchsrecht ist Bestandteil des Erstgesprächs
• Gesonderte Aufklärung für Patienten mit stigmatisierungsanfälligen Diagnosen dokumentiert
• Information über Kontrollmöglichkeiten (Verbergen, Löschen, Medikationslisten-Widerspruch) vermittelt

3. Interne Richtlinie für therapeutische Ausnahmen

• Kriterien für erhebliche therapeutische Gründe definiert
• Dokumentationsvorlage für Nichtbefüllung erstellt
• Sonderregelung für Kinder und Jugendliche unter 15 Jahren berücksichtigt
• Kolleginnen und Kollegen über die Regelungen informiert

4. PVS-Arbeitsablauf etablieren

• Ablauf für die ePA-Befüllung im PVS getestet
• Prüfung, welche Dokumente automatisch und welche manuell eingestellt werden
• GOP 01648 und 01647 korrekt in der Abrechnung hinterlegt
• Widersprüche von Patienten sind im PVS dokumentierbar

5. Dokumentationsprozess optimieren

• Klare Trennung zwischen ePA-Befüllung und interner Behandlungsdokumentation
• PTV 11 Befundbericht wird bei elektronischer Erstellung in die ePA eingestellt
• Übermittlungswege für sensible Befunde definiert (KIM statt ePA bei besonders schutzbedürftigen Inhalten)
• Regelmäßige Überprüfung der Prozesse eingeplant

Team-Meeting zur ePA-Einführung: Planen Sie ein dediziertes Team-Meeting, in dem Sie alle Mitarbeitenden über die ePA-Abläufe, die therapeutischen Ausnahmen und die korrekte Patientenaufklärung informieren.

Fazit

Die ePA Psychotherapie 2026 bringt sowohl neue Pflichten als auch spürbare Verbesserungen im Datenschutz. Das BEEP-Gesetz schließt eine wesentliche Lücke beim Schutz sensibler Abrechnungsdaten. Die therapeutische Ausnahme gibt Ihnen als Psychotherapeutin oder Psychotherapeut ein wichtiges Instrument an die Hand, um im Einzelfall die Interessen Ihrer Patientinnen und Patienten zu schützen.

Entscheidend ist, dass Sie die technischen Voraussetzungen rechtzeitig schaffen, Ihre Patientinnen und Patienten fundiert aufklären und die internen Abläufe klar strukturieren. Die in diesem Artikel vorgestellte Checkliste unterstützt Sie dabei, alle Anforderungen systematisch umzusetzen.

Die elektronische Patientenakte kann die Versorgungskoordination verbessern, wenn sie verantwortungsvoll eingesetzt wird. Als Psychotherapeuten tragen Sie eine besondere Verantwortung für den Schutz hochsensibler Daten. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Instrumente, von der therapeutischen Ausnahme über die Patientenaufklärung bis hin zur technischen Absicherung, um dieser Verantwortung gerecht zu werden.