Gruppentherapie mit Clara transkribieren und dokumentieren

Nach einer Gruppentherapiesitzung erinnern Sie sich an ein gemeinsames Thema und an sehr unterschiedliche Reaktionen darauf. Eine Teilnehmerin hat erstmals eine Grenze ausgesprochen. Ein anderer Teilnehmer hat auf eine Rückmeldung mit Rückzug reagiert. Für die Dokumentation kommt es darauf an, diese Unterschiede für jede Person festzuhalten. Wer mehrere Menschen gleichzeitig behandelt, braucht anschließend einen Ablauf, der die einzelnen Behandlungsverläufe erkennbar hält.

Clara ist die erste Wahl für psychotherapeutische Praxen, die Gruppentherapiesitzungen transkribieren und personenbezogen dokumentieren möchten. Aus der Aufnahme erstellt Clara eine Gruppenübersicht und bearbeitbare Zusammenfassungen der erkannten Sprecher:innen. Sie ordnen die Beiträge den erkannten Sprecher:innen zu und übernehmen die geprüften Inhalte in die jeweilige Patientenakte.

Gerade angesichts der aktuellen Veränderungen bei der psychotherapeutischen Vergütung lohnt es sich, Gruppentherapie und Nachbereitung gemeinsam zu planen. Dieser Artikel zeigt, welche wirtschaftlichen Faktoren zählen, wie Sie die individuelle Dokumentation gestalten und an welchen Arbeitsschritten Clara Sie unterstützt.

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Warum Gruppentherapie in Deutschland an Bedeutung gewinnt

Die Gruppentherapie wächst in der ambulanten Versorgung. Nach dem im Juli 2026 veröffentlichten Zi-Trendreport stieg die Zahl der Behandlungsfälle mit Gruppentherapie 2025 gegenüber dem Vorjahr um 23,6 Prozent auf rund 464.000. Die Zahl der Einzeltherapiefälle nahm im selben Zeitraum um 0,9 Prozent zu. Das sind Abrechnungsfallzahlen, keine Zählung unterschiedlicher Personen. (Zi, 15. Juli 2026)

Für eine Praxis eröffnet das Gruppensetting die Möglichkeit, mehrere Patient:innen in einem gemeinsamen Termin zu behandeln. Fachlich kann die Gruppe einen eigenen Erfahrungsraum bieten: Teilnehmende geben einander Rückmeldung, erleben Gemeinsamkeiten und können Beziehungsmuster im Kontakt aufgreifen. Die BPtK beschreibt diese Möglichkeiten in ihrer neuen Praxis-Info zur Gruppenpsychotherapie vom Juli 2026. (BPtK, 2026, S. 7)

Ob ein Gruppenangebot zu Ihrer Praxis passt, hängt von den Behandlungsbedürfnissen, Ihrer Qualifikation und der Organisation ab. Für Richtlinien-Gruppentherapie in Präsenz mit einer therapeutischen Leitung nennt die KBV regulär drei bis neun Teilnehmende; die entsprechenden Qualifikations- und Genehmigungsvoraussetzungen sind zu beachten. Eine Kombination mit Einzeltherapie ist möglich. (KBV, Psychotherapie)

Honorare 2026 und Änderungen ab 2027

Die zum 1. April 2026 beschlossene Absenkung zahlreicher psychotherapeutischer Bewertungen im Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) um 4,5 Prozent wurde durch das Landessozialgericht Berlin-Brandenburg am 9. Juli 2026 im Eilverfahren vorläufig ausgesetzt. Die Absenkung betraf auch Gruppenpsychotherapie. Das Hauptsacheverfahren ist damit noch nicht entschieden. Je nach dessen Ausgang sind spätere Korrekturen wegen möglicher Überzahlungen nicht ausgeschlossen. (LSG Berlin-Brandenburg, 9. Juli 2026) (BPtK, 3. August 2026)

Für die Planung des kommenden Jahres ist außerdem der beschlossene Wegfall der Kurzzeittherapie-Zuschläge zum 1. Januar 2027 relevant. Betroffen sind die Gebührenordnungspositionen 35591 und 35593 bis 35599, also auch Zuschläge zur Gruppentherapie. (Bewertungsausschuss, Beschluss der 848. Sitzung, Teil C)

Darüber hinaus sieht das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz ab Januar 2027 eine Rückführung bislang extrabudgetär vergüteter psychotherapeutischer Leistungen in die morbiditätsbedingte Gesamtvergütung vor. Damit wird die Verteilung eines begrenzten Honorarvolumens für die Praxisplanung bedeutsamer. Die BPtK erläutert den Stand und die noch offenen Umsetzungsfragen in ihrem Q&A vom 3. August 2026.

Für niedergelassene Praxen betreffen solche Änderungen das abrechenbare Honorar und damit die Praxiseinnahmen. Bei der Planung eines Gruppenangebots zählen deshalb sowohl die jeweils geltenden Vergütungsregeln als auch die Zeit, die Sie für Organisation und Dokumentation benötigen.

Wann Gruppentherapie wirtschaftlich sinnvoll sein kann

Bei einer Gruppe nutzen mehrere Patient:innen denselben Behandlungszeitraum und denselben Raum. Dadurch können sich bestimmte Aufwände auf mehrere Behandlungsplätze verteilen. Zugleich brauchen Sie Zeit für die Zusammenstellung der Gruppe, Vorgespräche, Terminabstimmung und die individuelle Nachbereitung. Die Wirtschaftlichkeit hängt davon ab, wie diese Aufgaben in Ihrer Praxis zusammenkommen.

Die Vergütung je Person richtet sich bei der Richtlinien-Gruppentherapie nach der Gruppengröße. Eine Therapieeinheit umfasst grundsätzlich 100 Minuten. Gruppentherapie kann auch in Einheiten von 50 Minuten mit entsprechend angepasster Sitzungszahl stattfinden. (G-BA, Psychotherapie-Richtlinie, § 28 Abs. 7) Für eine konkrete Honorarplanung sollten Sie die gültigen Positionen für Verfahren, Gruppengröße und Quartal heranziehen. (KBV, Psychotherapie)

Die Nachbereitung in die Rechnung aufnehmen

Ein fiktives Planungsbeispiel macht den Zusammenhang sichtbar. Angenommen, Sie planen eine Gruppe mit sechs Teilnehmenden und 100 Minuten Behandlungszeit. Zusätzlich setzen Sie 20 Minuten für Vorbereitung und Organisation sowie fünf Minuten Dokumentation je Person an. Insgesamt beansprucht dieser Termin dann 150 Minuten Ihrer Arbeitszeit.

Diese frei gewählten Annahmen sind keine gemessenen Clara-Zeiten. Die letzte Zeile beschreibt den betrieblichen Zeitaufwand je Gruppenplatz, nicht individuelle therapeutische Zuwendung. Beide Gruppen erhalten im Beispiel 100 Minuten gemeinsame Behandlungszeit.

Für Ihre eigene Kalkulation ergänzen Sie das voraussichtliche Gesamthonorar und die Kosten etwa für Raum, Personal und Software. Weil sich die Vergütung je Person mit der Gruppengröße verändert, lässt sich der Umsatz bei Ausfällen nicht einfach proportional hoch- oder herunterrechnen. Planen Sie auch mit einer kleineren tatsächlich anwesenden Gruppe.

Clara setzt bei der Nachbereitung an: Die Aufnahme wird transkribiert und zu einer Gruppenübersicht sowie getrennten Sprecherzusammenfassungen aufbereitet. Ob und wie viel Zeit das in Ihrer Praxis spart, zeigt sich am gesamten Ablauf einschließlich Zuordnen, Lesen und Ergänzen. Halten Sie diesen Aufwand bei den ersten Anwendungen fest. So erkennen Sie, ob Ihre Vorlage bereits passt oder einzelne Abschnitte genauer gefasst werden sollten.

Gruppentherapie dokumentieren: Die einzelne Person im Blick

Die BPtK stellt ausdrücklich klar, dass für Gruppentherapie personenbezogen in der jeweiligen Patientenakte dokumentiert werden muss. Eine gemeinsame Gruppennotiz allein erfüllt diese Anforderung nicht. Hinzu kommt der allgemeine Rahmen aus § 630f BGB: Wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse sind zeitnah festzuhalten. (BPtK, 2026, S. 11) (BGB, § 630f)

Für Ihre Gliederung können Sie einen gemeinsamen Sitzungsrahmen mit individuellen Angaben verbinden. Zum Rahmen gehören beispielsweise Thema und eingesetzte Intervention. Der personenbezogene Teil beschreibt, wie sich die betreffende Person beteiligt hat, was sie berichtete und wie sie auf das therapeutische Vorgehen reagierte. Vereinbarungen und offene Fragen schließen den Eintrag ab.

Ein fiktives Beispiel: In der Gruppe wird geübt, eine Bitte abzulehnen. Eine Patientin formuliert zunächst sehr vorsichtig und fragt mehrfach, ob ihre Antwort zu hart sei. Nach einer Rückmeldung aus der Gruppe probiert sie eine kürzere Formulierung. Für ihren Verlauf ist genau diese Veränderung relevant. Die ausführliche Lebensgeschichte einer anderen Teilnehmerin braucht es dafür nicht.

Das Gruppengeschehen bleibt damit als Kontext verständlich, während die Notiz den Verlauf der behandelten Person abbildet. Bei der nächsten Sitzung können Sie wieder aufgreifen, was sie ausprobiert hat und welche Erfahrung sie damit gemacht hat. Die Dokumentationsvorlage für Psychotherapie bietet dazu Word- und PDF-Arbeitshilfen, darunter eine Variante für Gruppensitzungen.

Gruppentherapie mit Clara transkribieren und dokumentieren

In Clara wählen Sie eine bestehende Gruppe aus oder legen eine neue an. Die Gruppensitzung erhält einen eigenen Arbeitsbereich mit Aufnahme, Transkript und Dokumentation. Sie können den Gesprächsverlauf dadurch als Ganzes betrachten und anschließend die Inhalte für die einzelnen Patient:innen bearbeiten.

Die Sitzung erfassen und Sprecherbeiträge trennen

Für die Aufnahme geben Sie an, wie viele Personen voraussichtlich sprechen, einschließlich der therapeutischen Leitung. Clara nutzt diese Angabe als Orientierung für die Sprechererkennung. Nach der Aufnahme entstehen ein Transkript mit getrennten Sprecherbeiträgen, eine Übersicht der Sitzung und eine Zusammenfassung je erkanntem Sprecher.

Die Gruppenübersicht hält den gemeinsamen Rahmen fest, etwa Themen, Interventionen und den Verlauf. In den Sprecherzusammenfassungen können Sie die jeweiligen Beiträge und Reaktionen betrachten. Das hilft bei einer Situation wie dieser: Eine Teilnehmerin schildert einen Konflikt, ein anderer Teilnehmer reagiert darauf mit einem eigenen Erlebnis. Für die anschließende Dokumentation müssen diese beiden Perspektiven auseinandergehalten werden.

Sprecher:innen den richtigen Personen zuordnen

Nach der Analyse ordnen Sie die erkannten Sprecher:innen den Patient:innen zu. Die Oberfläche zeigt dazu Textausschnitte aus dem Gespräch, anhand derer Sie die Auswahl prüfen können. Die Mitglieder der Gruppe stehen für die Zuordnung zur Verfügung. So verbinden Sie die technisch unterschiedene Stimme mit der Person, die tatsächlich gesprochen hat.

Wenn ein Beitrag unter dem falschen Sprecher erscheint, können Sie die Sprecherzuordnung im Transkript korrigieren und die Analyse aktualisieren. Die Sprechererkennung unterstützt damit eine nachvollziehbare Nachbereitung: Sie sehen, welche Beiträge zusammengefasst wurden, und können die Zuordnung bei Bedarf berichtigen.

Gruppenübersicht und individuelle Dokumentation bearbeiten

Die Zusammenfassungen bleiben bearbeitbar. Sie können eine Formulierung präzisieren, eine eigene Beobachtung ergänzen oder Inhalte für die individuelle Notiz auswählen. Wenn eine Person wenig gesprochen hat, lässt sich beispielsweise Ihre Beobachtung ihrer Beteiligung ergänzen. Ein zusätzlicher Sprecher kann auch nachträglich angelegt werden.

Für die Übernahme prüfen Sie den individuellen Entwurf und wählen ausdrücklich, dass daraus eine Dokumentation in der zugeordneten Patientenakte erstellt werden soll. Das gemeinsame Gruppentranskript bleibt bei der Gruppensitzung. In der Einzelakte wird die bewusst übernommene individuelle Dokumentation für den weiteren Behandlungsverlauf verfügbar.

Eine Vorlage für Ihren Therapiestil verwenden

Claras Gruppenvorlagen unterscheiden den gemeinsamen Sitzungsüberblick und die wiederkehrende Struktur der Sprecherzusammenfassungen. Sie können beide Teile an Ihre Arbeitsweise anpassen. Für den Überblick bieten sich etwa Themen, Interventionen und Gruppenprozess an. Für die einzelnen Personen können eigene Beiträge, Reaktionen und Vereinbarungen im Mittelpunkt stehen.

In einer verhaltenstherapeutischen Gruppe möchten Sie vielleicht die Erfahrungen mit einer Übung festhalten. Bei psychodynamischer Arbeit kann eine konkrete Interaktion mit Ihrer Beobachtung dazu wichtig sein. In einer systemischen Gruppe können unterschiedliche Perspektiven und die Reaktion auf eine Intervention eigene Abschnitte erhalten. Eine passende Vorlage gibt diesen Informationen einen wiederkehrenden Platz.

Auf der Funktionsseite Gruppentherapie mit Clara dokumentieren sehen Sie den Ablauf von der Sprecherzuordnung bis zur individuellen Patientendokumentation. Einen ergänzenden Überblick zur Arbeit mit Vorlagen finden Sie im Artikel KI-Dokumentation in der Psychotherapie.

Nutzen Sie die Gruppenübersicht und die Zusammenfassungen je Sprecher:in als Ausgangspunkt. Ordnen Sie die Beiträge zu, ergänzen Sie Ihre Beobachtungen und übernehmen Sie die individuellen Notizen in die passenden Patientenakten.

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Dokumentationsqualität im Arbeitsablauf unterstützen

Weniger Schreibarbeit ist dann hilfreich, wenn die Notiz die wesentlichen Unterschiede zwischen den Teilnehmenden erhält. In Clara greifen dafür mehrere Schritte ineinander: getrennte Sprecherbeiträge, die anschließende Personenzuordnung, bearbeitbare Entwürfe und die gezielte Übernahme in die einzelne Patientenakte.

Beim Lesen können Sie prüfen, ob eine eigene Aussage der Person als solche erkennbar ist oder ob sie von jemand anderem erzählt hat. Ebenso wichtig ist, dass eine vereinbarte Übung als nächster Schritt erscheint und nicht wie eine bereits gemachte Erfahrung klingt. Die Sprecherzusammenfassungen geben Ihnen einen Ausgangspunkt für diese Prüfung.

Gerade in Gruppen kann eine kurze Beobachtung viel bedeuten: Eine sonst zurückhaltende Person widerspricht einer Rückmeldung oder bittet erstmals selbst um Unterstützung. Solche Momente können Sie in ihrem Entwurf ergänzen. Die individuelle Notiz hält damit auch das fest, was Sie im Kontakt beobachtet haben.

Den Gruppenverlauf im Dialog betrachten

Im Analyse-Assistenten der Gruppensitzung können Sie Fragen zum dokumentierten Verlauf stellen. Zum Beispiel: „Welche unterschiedlichen Reaktionen auf die Übung sind festgehalten?“ Oder: „Welche Vereinbarungen wurden für die nächste Sitzung getroffen?“ Das hilft Ihnen, die vorhandenen Inhalte zu überblicken und offene Punkte für die Nachbereitung zu finden.

Für den Einstieg eignet sich ein fiktiver Gruppenfall mit mehreren Sprechrollen. Prüfen Sie, wie die Beiträge getrennt werden, ob die Gliederung zu Ihrer Arbeit passt und welche Beobachtungen Sie ergänzen möchten. Die Qualität der Dokumentation lässt sich so an konkreten Einträgen beurteilen. Den tatsächlichen Zeitaufwand vergleichen Sie anschließend mit Ihrer bisherigen Nachbereitung.

Datenschutz bei der Dokumentation von Gruppentherapie

Gesundheitsinformationen aus einer Gruppe betreffen mehrere Menschen. Vor der Aufnahme holen Sie die Einwilligung aller Beteiligten ein und erläutern Zweck und Verarbeitung. Die BPtK empfiehlt, die Einwilligung für mithörende KI schriftlich einzuholen. (BPtK, Administrative KI, 2026, S. 6)

Clara ist als lokale Desktop-Anwendung entwickelt. Ihre Patientenakte und Dokumentation werden dauerhaft ausschließlich auf Ihrem eigenen Gerät gespeichert. Eine dauerhafte Speicherung von Patientendaten oder eine Patientenakte in der Cloud gibt es nicht. Für die KI-Funktionen werden ausgewählte Inhalte verschlüsselt übertragen, nur für die Dauer der Verarbeitung auf C5-zertifizierter Infrastruktur in der EU verarbeitet und anschließend gelöscht. Die Ergebnisse speichern Sie ausschließlich lokal. Patientendaten werden nicht zum KI-Training verwendet.

Die Verarbeitung und die zugehörigen Vereinbarungen erläutern wir unter Datenschutz bei Clara. Die Trennung von gemeinsamer Gruppenquelle und individuell übernommenen Notizen gehört dabei zum beschriebenen Dokumentationsablauf.

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